Template rendiconto proprietari affitti brevi: struttura, esempio e automazione
Sette blocchi standard, un esempio mensile completo, differenze fra revenue share e sublocazione master lease, calcolo della cedolare maturata. Più: perché Excel funziona fino alle 3 unità e cosa cambia oltre. Materiale di riferimento per property manager, host professionali e commercialisti che gestiscono affitti brevi italiani.
In sintesi
Sette blocchi obbligatori del rendiconto: intestazione + CIN, elenco prenotazioni, ricavi, costi deducibili, netto al proprietario, cedolare maturata (informativa), note e allegati.
Cadenza standard di mercato: mensile, bonifico al proprietario entro il 15 del mese successivo.
In revenue share il rendiconto è dettagliato per prenotazione (il proprietario vede tutto). In sublocazione diventa una semplice ricevuta del canone fisso + calcolo cedolare informativo.
La cedolare non si trattiene dal netto: si indica come informazione, è il proprietario a versarla con F24.
Excel funziona fino a 3 unità. Oltre, il problema non è il formato ma la coerenza fra proprietari diversi e le riconciliazioni mensili con le OTA.
Anatomia del rendiconto: i 7 blocchi
Sequenza standard nel mercato italiano. Ogni blocco è opzionale solo se il modello contrattuale lo permette (es. l'elenco prenotazioni si omette in sublocazione).
- 1
Intestazione e identificazione
Periodo (mese/anno), immobile (denominazione, indirizzo), proprietario, codice CIN, eventuale CIR regionale, dati del PM emittente. Il CIN è obbligatorio dal 2024: ogni rendiconto privo di CIN è un campanello d'allarme.
- 2
Elenco prenotazioni del periodo
Per ogni soggiorno: data check-in/check-out, numero ospiti, canale (Airbnb, Booking, Vrbo, diretto), prezzo lordo incassato, eventuali extra. In sublocazione si omette (il PM tiene il dettaglio per sé).
- 3
Voci di ricavo
Lordo OTA, extra fee (pet, pulizie addebitate al guest), tassa di soggiorno raccolta. La tassa di soggiorno è transito a zero margine: indicarla è buona pratica, evita confusioni quando il proprietario vede l'incasso lordo del bonifico OTA.
- 4
Voci di costo deducibili
Commissioni OTA, pulizie e biancheria, fee PM (% concordata in revenue share), eventuale IVA non detraibile sulle commissioni se il regime fiscale del proprietario lo richiede. Allegare fatture e ricevute dove possibile. Calcolatore commissioni OTA →
- 5
Netto al proprietario
Ricavi totali meno costi deducibili = netto da bonificare. Indica importo, IBAN del proprietario, data prevista del bonifico. Il proprietario vuole sapere "quanto ricevo" e "quando" prima di tutto il resto.
- 6
Cedolare maturata (solo informativa)
Calcolo della cedolare 21% (o 26%) sul lordo del periodo. Non viene trattenuta dal PM: è il proprietario a versarla con F24 in dichiarazione. Indicarla aiuta il proprietario a tracciare l'esborso fiscale futuro e a confrontare regimi (vedi anche forfettario vs cedolare). Errore comune: trattenerla dal netto bonificato. NO.
- 7
Note e allegati
Fatture pulizie, ricevute biancheria, screenshot commissioni OTA, comunicazioni straordinarie (manutenzioni, danni, reclami). La trasparenza documentale riduce i 'perché?' del proprietario e costruisce fiducia per i rinnovi annuali del contratto di gestione.
Esempio numerico: rendiconto mensile in revenue share
Bilocale a Roma, 4 prenotazioni nel mese, gestione PM in revenue share 70/30 (proprietario 70% netto OTA, PM 30%). Proprietario privato in cedolare 21%.
| Voce | Importo |
|---|---|
| RICAVI | |
| Lordo OTA (4 prenotazioni) | 2.400,00 € |
| Extra (pet fee, late check-in) | 60,00 € |
| Tassa di soggiorno raccolta (transito al Comune) | 120,00 € |
| Totale ricavi netti gestionali | 2.460,00 € |
| COSTI DEDUCIBILI | |
| Commissioni OTA (~15%) | −360,00 € |
| Pulizie + biancheria (4 turn-over × 60€) | −240,00 € |
| Fee PM (30% sul netto OTA = 30% × 2.040) | −612,00 € |
| Totale costi deducibili | −1.212,00 € |
| NETTO DA BONIFICARE AL PROPRIETARIO | 1.248,00 € |
| INFORMATIVA FISCALE | |
| Cedolare maturata (21% sul lordo 2.460€), da versare con F24 | 516,60 € |
Perché la cedolare è informativa
Il proprietario riceve 1.248,00 € bonificati dal PM e dovrà versare 516,60 € di cedolare con F24 (acconti 30 giugno + 30 novembre, saldo giugno dell'anno successivo). Il PM non trattiene mai la cedolare. Indicarla nel rendiconto mensile aiuta il proprietario a non trovarsi impreparato a giugno.
Differenze in sublocazione (master lease)
In sublocazione il PM paga al proprietario un canone fisso mensile concordato in contratto, indipendente dalle prenotazioni. Il rendiconto si riduce a una ricevuta del canone:
- Periodo + immobile + CIN
- Canone concordato (es. 1.500 €)
- Eventuali rimborsi spese a carico del proprietario
- Cedolare maturata sul canone (se cedolare attiva)
- IBAN + data del bonifico
Il PM tiene il dettaglio operativo (prenotazioni, costi, margine) per sé: il rischio commerciale è suo. Il proprietario riceve un canone certo, il PM guadagna o perde sulla differenza tra ricavi della gestione e canone pagato.
Quattro errori da non fare nel rendiconto
- Costi aziendali del PM scaricati sul proprietario (dipendenti, software, ufficio, marketing). Sono a tuo carico. Se li metti, perdi credibilità non appena il proprietario chiede dettagli.
- IVA addebitata al proprietario quando il regime non lo prevede. Verifica con il commercialista: la maggior parte dei rapporti PM-proprietario in Italia non prevede IVA addebitata, ma c'è eccezione per alcune strutture.
- Margini PM nascosti dentro voci 'pulizie' o 'manutenzioni'. Se il fornitore pulizie costa 40€ e tu metti 60€ in rendiconto, è un margine PM mascherato. Se scoperto, addio rinnovo contratto.
- Tassa di soggiorno trattata come ricavo o costo. È transito a zero margine (la raccogli e la versi al Comune). Indicarla separatamente dai ricavi gestionali evita confusione sul netto.
Quando un Excel non basta più
Per 1-3 unità il template Excel funziona benissimo: copi il file, cambi i numeri, esporti in PDF, mandi via email. Sopra le 5 unità il problema non è il formato, è la coerenza:
- Ogni proprietario riceve un Excel leggermente diverso (colonne customizzate, formule che si rompono quando inserisci righe)
- Le riconciliazioni con i report OTA prendono ore al mese
- I numeri non sempre tornano fra prenotazioni importate dal PMS e quelle nel rendiconto
- Errori di copia-incolla che il proprietario nota prima di te
- Tempo speso in formattazione che non aggiunge valore
Approfondimento: Excel vs software dedicato per affitti brevi.
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