Il fatturato di TeamSystem Hospitality è il tuo margine?
No. Il fatturato che vedi nel gestionale è la somma di quanto hanno pagato gli ospiti, e dentro ci sono soldi che non sono tuoi: l'IVA da versare, la tassa di soggiorno da riversare al Comune, la commissione del canale che ha portato la prenotazione. Il margine arriva solo dopo aver tolto anche i costi della struttura: pulizie, lavanderia, utenze, manutenzioni, personale.
TeamSystem Hospitality fa bene il suo lavoro: planning delle camere, conti degli ospiti, documenti fiscali. Il controllo di gestione è il passo successivo, e lavora sui numeri che il gestionale produce.
Cosa c'è dentro il prezzo di una camera?
Prendi il conto di un soggiorno. Prima di chiamarlo ricavo conviene separare le voci:
- prezzo giornaliero della camera, che comprende l'IVA;
- tassa di soggiorno, che compare come riga a parte del conto e va riversata al Comune;
- commissione del canale, che il portale trattiene o fattura sulla prenotazione;
- extra come colazioni o servizi, quando sono venduti a parte.
Il ricavo netto della camera è il prezzo senza IVA, meno la commissione. La tassa di soggiorno non è un ricavo, anche se passa dalla cassa: ne parliamo in tassazione delle locazioni brevi.
Perché la commissione del canale è il numero più difficile?
Perché una prenotazione può comprendere più camere, e la commissione di solito è una sola. Se vuoi il margine per tipologia di camera devi dividerla, e il criterio sensato è il peso di ogni camera sul totale della prenotazione: la suite che vale il doppio porta il doppio della commissione.
Il secondo problema è che non tutti i canali riportano la commissione nei dati della prenotazione. In quel caso la trovi solo nella fattura che il canale ti manda a fine mese, e se non la riporti sulle prenotazioni il canale sembra più conveniente di quanto è. Il confronto tra canali, fatto bene, è in commissioni OTA negli affitti brevi.
Quali costi non passano dal gestionale?
| Voce | Da dove arriva | Nel fatturato del gestionale |
|---|---|---|
| IVA sulle camere | conto dell'ospite | dentro il prezzo |
| Tassa di soggiorno | conto dell'ospite | riga a parte |
| Commissioni dei canali | prenotazione o fattura del canale | non sempre |
| Pulizie e lavanderia | fornitori, Cassetto Fiscale | no |
| Utenze e manutenzioni | fornitori, Cassetto Fiscale | no |
| Personale e software | costi dell'azienda | no |
Le ultime tre righe sono la parte più grande dei costi di una struttura e non stanno nel gestionale delle prenotazioni. Per vederle accanto ai ricavi servono le fatture dei fornitori, che in Italia passano tutte dal Cassetto Fiscale.
Margine per camera o margine per struttura?
Dipende dalla decisione che devi prendere.
Per struttura ti serve per la cassa e per il conto economico: quanto hai guadagnato nel mese, quanto IVA devi versare, quanta tassa di soggiorno devi riversare.
Per tipologia di camera ti serve per i prezzi: quale tipologia regge uno sconto, quale canale conviene per le camere più grandi, dove il costo di pulizia pesa di più. Qui i costi fissi vanno ripartiti con un criterio, per esempio le notti vendute, e tenuti fermi da un mese all'altro, altrimenti il confronto non regge.
Per periodo ti serve per la stagionalità: un mese pieno con prezzi bassi può rendere meno di un mese a metà con prezzi alti. Il metodo è in stagionalità negli affitti brevi.
Perché l'IVA cambia il margine anche se la paghi a fine trimestre?
Perché il prezzo della camera comprende l'IVA, e quella parte del prezzo non è mai stata tua. Se guardi il fatturato lordo, ogni mese sembri guadagnare più di quanto guadagni, e la differenza si presenta tutta insieme alla liquidazione.
Dall'altra parte, anche le fatture dei fornitori e quelle dei canali portano IVA, che in liquidazione diventa credito. Il saldo tra le due è quello che versi davvero. Tenerlo aggiornato ogni mese, invece di scoprirlo alla scadenza, serve a due cose:
- sapere quanta cassa del mese è già impegnata;
- confrontare i mesi tra loro su numeri netti, senza che un mese con molte fatture di fornitori sembri peggiore solo perché l'IVA a credito non è stata considerata.
Quali numeri guardare ogni mese?
Con ricavi netti, commissioni e costi nello stesso posto, il controllo di fine mese si riduce a poche domande:
- quale tipologia di camera ha il margine più basso, e per quale voce;
- quale canale lascia di più dopo la commissione;
- quanto costa in media una notte venduta, tra pulizie, lavanderia e utenze;
- quanta IVA e quanta tassa di soggiorno sono già dovute.
Il quadro completo è nei 7 KPI mensili per property manager, che valgono anche per una struttura ricettiva.
Cosa legge Dott.House da TeamSystem Hospitality?
Il collegamento è in sola lettura. Inserisci l'ID API, il secret e l'ID della struttura; ID e secret li genera la struttura dal proprio TeamSystem Hospitality, oppure li chiede all'assistenza TeamSystem. Da lì in poi i dati arrivano da soli.
| Dato | Cosa arriva | Come lo usa Dott.House |
|---|---|---|
| Prenotazioni | camera, date, prezzi giornalieri, canale | ricavo per camera e per periodo |
| Tassa di soggiorno | righe del conto | tolta dal ricavo, tenuta a parte |
| Commissione del canale | per prenotazione | divisa tra le camere in base al ricavo di ciascuna |
| Documenti fiscali | fatture, ricevute, note di credito, se attiviamo noi la loro lettura | ricavi emessi della struttura |
| Cancellazioni | tolte alla lettura successiva | il margine si ricalcola |
La prima lettura completa arriva fino a 24 mesi indietro. Ogni giorno Dott.House rilegge le prenotazioni da 2 mesi prima a 18 mesi dopo, così una modifica o una cancellazione non resta in giro. Le opzioni non confermate non vengono importate.
Se preferisci partire da un file, Dott.House importa anche il report Commissioni Prenotazioni esportato in Excel. Quando colleghi la struttura, le prenotazioni del collegamento prendono il posto di quelle caricate da file.
Come lo fa Dott.House
Con la struttura collegata trovi le prenotazioni in Prenotazioni, con Statistiche Prenotazioni per occupazione e prezzo medio. Le fatture dei fornitori arrivano in Spese dal Cassetto Fiscale, i documenti emessi in Fatture Emesse, l'IVA del periodo in Commercialista. Per confrontare tipologie o mesi usa Confronta.
Per come Dott.House lavora con le strutture ricettive leggi la pagina sul gestionale per hotel e quella sulla contabilità per hotel. Il metodo di calcolo è nella guida al margine netto negli affitti brevi.
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