Perché il report del PMS non è il tuo margine?
Perché il report del PMS parte dalla prenotazione, e il margine parte dal conto economico. Il PMS ti dice quanto hanno pagato gli ospiti e da quale canale. Il margine sottrae tutto quello che non passa dalla prenotazione: fatture dei fornitori, utenze, costi fissi dell'immobile, IVA e la quota che spetta al proprietario.
Non è un difetto del PMS: un PMS nasce per far girare calendario, canali e ospiti. Il problema nasce quando il numero del report diventa, per comodità, il numero con cui decidi: quale immobile tenere, quale proprietario rinegoziare, quanto puoi permetterti di spendere.
Cosa c'è dentro il numero del PMS?
Il lordo di una prenotazione contiene soldi di persone diverse. Prima di chiamarlo ricavo conviene smontarlo:
- la commissione del canale, che Booking.com o Airbnb trattengono o fatturano;
- la tassa di soggiorno, che incassi per conto del Comune e devi riversare;
- la pulizia e gli eventuali extra pagati dall'ospite, che hanno un costo dall'altra parte;
- la quota del proprietario, se gestisci immobili di terzi in revenue share o a canone.
Quello che resta è il tuo ricavo vero sulla prenotazione. Ne abbiamo parlato nel dettaglio in commissioni OTA negli affitti brevi e in costi nascosti di Booking.com.
Quali costi non vede il PMS?
I costi che non sono legati a una singola prenotazione di norma non passano dal PMS, quindi il report di un PMS non li mostra:
| Voce | Da dove arriva | Nel report di un PMS |
|---|---|---|
| Fatture di pulizie e lavanderia | fornitori, Cassetto Fiscale | no |
| Manutenzioni e riparazioni | fornitori, Cassetto Fiscale | no |
| Utenze, internet, condominio | contratti dell'immobile | no |
| Software, personale, sede | costi dell'azienda | no |
| IVA sulle commissioni e sulle tue fatture | liquidazione IVA | no |
| Quota del proprietario | contratto di gestione | da calcolare a parte |
Ogni riga di questa tabella sposta il margine di un immobile. Due appartamenti con lo stesso incasso possono finire uno in utile e l'altro in perdita, come spieghiamo in quale immobile rende di più.
Stesso incasso, margine diverso: un esempio
Prendi due bilocali con 3.000 euro di prenotazioni nel mese. Le cifre sono inventate per l'esempio. Nel report del PMS i due immobili sono identici.
| Voce (euro) | Bilocale A | Bilocale B |
|---|---|---|
| Incasso prenotazioni | 3.000 | 3.000 |
| Commissioni del canale | 450 | 180 |
| Pulizie e lavanderia | 300 | 420 |
| Utenze e internet | 150 | 150 |
| Quota proprietario | 1.200 | 1.500 |
| Resta a te | 900 | 750 |
B paga meno commissioni perché ha più prenotazioni dirette, ma ha un contratto con il proprietario meno favorevole e pulizie più care. Nel report del PMS non vedi nessuna di queste differenze: vedi 3.000 e 3.000. E se tagli il prezzo di B pensando che renda come A, stai lavorando su un numero sbagliato.
Come si passa dal report al margine?
Ci sono due strade.
A mano. Esporti le prenotazioni, le metti in un foglio, aggiungi le fatture dei fornitori immobile per immobile, ripartisci i costi fissi e applichi il contratto di ogni proprietario. Con tre o quattro immobili si fa. Con venti, e contratti diversi, diventa un lavoro di giorni a fine mese, e un errore in una formula finisce nel rendiconto del proprietario. Trovi gli errori più frequenti in errori comuni nei rendiconti ai proprietari e il metodo per farlo in un foglio in controllo di gestione con Excel.
Il passaggio che si sbaglia più spesso è la ripartizione dei costi fissi. Una fattura di internet da 30 euro al mese riguarda un solo immobile; il commercialista, il software e il personale riguardano tutto il portafoglio e vanno divisi con un criterio: per notti vendute, per immobile o per fatturato. Cambiare criterio cambia la classifica degli immobili, quindi sceglilo una volta e tienilo fermo, altrimenti il confronto tra un mese e l'altro non regge.
Il secondo punto debole è il contratto del proprietario. In revenue share la tua quota dipende da cosa sottrai prima di dividere: commissioni, pulizie, IVA. Se nel foglio la formula cambia da un proprietario all'altro senza che sia scritto perché, a fine anno nessuno sa più ricostruire un rendiconto.
Con un controllo di gestione collegato al PMS. Le prenotazioni arrivano da sole, le fatture arrivano dal Cassetto Fiscale, e il calcolo è lo stesso per ogni immobile. Il PMS resta la fonte delle prenotazioni; tu lavori sul margine.
Quali numeri del PMS restano utili?
Il report del PMS non va buttato: va usato per le domande giuste. Occupazione, notti vendute, prezzo medio per notte e peso di ogni canale sono numeri operativi affidabili, perché nascono proprio dalle prenotazioni. Ti dicono se stai vendendo bene il calendario.
Il margine risponde a un'altra domanda: se vendere quel calendario ti conviene. Per questo conviene tenere separati i due piani:
- dal PMS prendi occupazione, prezzo medio, durata media del soggiorno e mix dei canali;
- dal controllo di gestione prendi margine per immobile, quota del proprietario, costo medio di una prenotazione e IVA del periodo.
Quando un numero operativo migliora e il margine peggiora, hai trovato il punto da guardare: spesso è un canale con commissioni più alte, un aumento delle pulizie o un contratto con il proprietario che non regge più. I 7 KPI mensili per property manager mettono insieme i due piani in un unico controllo di fine mese.
Cosa fa Dott.House con i dati di Krossbooking?
Dott.House lavora a valle del PMS, sul lato contabile e fiscale. Il collegamento è in sola lettura: su Krossbooking non cambia nulla.
- Legge le prenotazioni con importo lordo, commissione del canale, tassa di soggiorno, extra, canale e immobile. L'aggiornamento è giornaliero: una prenotazione modificata o cancellata viene corretta al ciclo successivo.
- Abbina ogni immobile del PMS al suo immobile in Dott.House, una volta sola.
- Aggiunge i costi su più livelli (azienda, immobile, prenotazione, notte, ospite) e le fatture dei fornitori lette dal Cassetto Fiscale.
- Applica il contratto del proprietario e calcola la quota che gli spetta.
- Calcola il margine netto per prenotazione, per immobile e per proprietario.
Il metodo di calcolo, voce per voce, è nella guida al margine netto negli affitti brevi.
Come lo fa Dott.House
Dopo il collegamento trovi le prenotazioni di Krossbooking in Prenotazioni, con il dettaglio dei costi in Costi. Le fatture dei fornitori sono in Spese, l'IVA in Commercialista, le quote e i bonifici ai proprietari in Proprietari e Pagamenti. Per confrontare immobili o periodi usa Confronta.
Per come si attiva il collegamento leggi la pagina sull'integrazione con Krossbooking.
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