Avantio basta per il controllo di gestione?
Avantio basta per gestire prenotazioni, canali e proprietari, e ti dà già il margine commerciale di ogni prenotazione: quanto spetta a te e quanto al proprietario secondo il contratto. Non basta per il controllo di gestione, perché il margine netto di un immobile dipende anche da costi che Avantio non riceve: fatture dei fornitori, costi fissi, costi dell'azienda e IVA.
La differenza è di prospettiva. Avantio guarda la prenotazione e il contratto. Il controllo di gestione guarda l'immobile e il mese: quanto è entrato, quanto è uscito, cosa resta a te dopo tutto. Le due cose non sono in concorrenza: la seconda usa la prima come punto di partenza, e aggiunge quello che al PMS non arriva.
Cosa ti dice Avantio di una prenotazione?
Per ogni soggiorno Avantio conosce date, canale, numero di ospiti e gli importi: affitto, extra, tassa di soggiorno, commissione del portale. Se hai configurato i contratti dei proprietari, conosce anche la regola con cui si divide il netto tra te e il proprietario.
Il calcolo, in sostanza, è questo:
- Affitto netto = affitto meno commissione del portale.
- Quota del property manager = affitto netto per la percentuale del contratto, più IVA.
- Spettanza del proprietario = affitto netto meno la tua quota.
È un buon punto di partenza, e Dott.House lo rifà nello stesso modo: sui dati che abbiamo verificato, il risultato coincide al centesimo con la schermata "Margine commerciale" di Avantio. Il punto è cosa succede dopo.
Cosa manca per arrivare al margine netto?
La tua quota sulla prenotazione è un ricavo, non un guadagno. Per sapere quanto ti resta devi sottrarre i costi che stanno fuori dal PMS:
| Voce | Dove la trovi | Dentro il margine commerciale di Avantio |
|---|---|---|
| Quota PM sulla prenotazione | contratto del proprietario | sì |
| Commissione del portale | prenotazione | sì |
| Fatture di pulizie e lavanderia | fornitori, Cassetto Fiscale | no |
| Manutenzioni e kit di cortesia | fornitori, Cassetto Fiscale | no |
| Utenze e internet a tuo carico | contratti dell'immobile | no |
| Software, personale, sede | costi dell'azienda | no |
| IVA da versare nel periodo | liquidazione IVA | no |
Un immobile può avere una quota PM alta e un margine netto basso, se le pulizie costano più di quanto paga l'ospite o se le utenze sono a tuo carico. Lo spieghiamo con un esempio in quale immobile rende di più.
Perché le pulizie sono il punto cieco più frequente?
Perché la pulizia pagata dall'ospite arriva dentro gli extra della prenotazione, mentre il costo vero arriva con la fattura dell'impresa di pulizie, a fine mese, spesso su più immobili insieme. Se guardi solo la prenotazione vedi il ricavo della pulizia e non il costo.
Due conseguenze pratiche:
- l'extra pulizia sembra un guadagno, ma su alcuni immobili è in perdita;
- la fattura del fornitore, se non viene divisa per immobile, finisce nei costi generali e sparisce dal confronto tra immobili.
Il calcolo del costo per uscita, e come confrontarlo con quanto paga l'ospite, è nella guida ai costi delle pulizie negli affitti brevi.
Come si costruisce il controllo di gestione sopra Avantio?
Il metodo è lo stesso con qualsiasi PMS, cambia solo la fonte delle prenotazioni:
- Prenotazioni e quote dal PMS, aggiornate ogni giorno.
- Fatture dei fornitori dal Cassetto Fiscale, attribuite all'immobile o ripartite sul portafoglio.
- Costi attesi: quelli che sai già che arriveranno (pulizia per uscita, kit per ospite, utenze mensili), così il margine del mese non aspetta l'ultima fattura.
- Costi aziendali ripartiti con un criterio fisso.
- IVA: quella sulle commissioni e sulle tue fatture, per sapere quanto dovrai versare.
In Excel si può fare: trovi un modello in controllo di gestione con Excel. Il limite è tenerlo aggiornato ogni mese senza errori.
Cosa cambia nel rendiconto al proprietario?
Il rendiconto al proprietario parte dalla stessa divisione che fa Avantio, ma il proprietario vuole vedere anche cosa gli hai addebitato oltre alla tua quota: una riparazione, una fornitura, un'utenza che paghi tu e poi ribalti. Questi addebiti nascono da fatture, non da prenotazioni, quindi vanno agganciati a mano o da un sistema che legge entrambe le fonti.
C'è poi una piccola differenza da tenere a mente quando confronti il rendiconto con il bonifico. Le commissioni di incasso dei pagamenti non entrano nel margine commerciale della prenotazione, quindi l'importo bonificato al proprietario può scostarsi di poco dalla spettanza calcolata. Non è un errore del calcolo: è un costo che va mostrato come riga a sé, così il proprietario non trova numeri che non tornano.
Gli errori che fanno perdere più fiducia ai proprietari sono raccolti in errori comuni nei rendiconti ai proprietari.
Quali domande puoi farti ogni mese?
Con prenotazioni, fatture e costi nello stesso posto, il controllo di fine mese si riduce a poche domande:
- quali immobili hanno un margine netto sotto zero, e per quale voce;
- quanto ti costa in media una prenotazione, tra pulizia, kit e lavanderia;
- quale canale lascia di più dopo la commissione;
- quanta IVA dovrai versare alla prossima scadenza;
- quanto devi bonificare a ogni proprietario.
Le prime tre sono decisioni di prezzo e di portafoglio, le ultime due di cassa. Il quadro completo è nei 7 KPI mensili per property manager.
Cosa legge Dott.House da Avantio?
Il collegamento è in sola lettura: Dott.House legge, non modifica nulla su Avantio.
| Dato | Cosa arriva | Note |
|---|---|---|
| Prenotazioni | date, canale, ospiti, affitto, extra, tassa di soggiorno, commissione del portale | solo in euro |
| Alloggi | nome, tipo, indirizzo, capienza, CIN | abbinati una volta agli immobili |
| Proprietari | anagrafica e legame con gli alloggi | per i rendiconti |
| Contratti e fatture | con la chiave Accounting facoltativa | servono per quota PM e spettanza |
| Cancellazioni | tolte dai calcoli alla sincronizzazione successiva | anche le eliminate, se partono dal mese precedente in poi |
La sincronizzazione automatica parte ogni mattina e legge le prenotazioni cambiate dall'ultima volta. Se ti serve subito, puoi avviarla a mano, da una data che scegli o da zero.
Come lo fa Dott.House
Con Avantio collegato trovi le prenotazioni in Prenotazioni, con il dettaglio dei costi di ciascuna in Costi. Le fatture dei fornitori sono in Spese, i costi che ti aspetti in Setup Costi Attesi, l'IVA in Commercialista, le quote e i bonifici ai proprietari in Proprietari e Pagamenti.
Il metodo di calcolo completo è nella guida al margine netto negli affitti brevi. Per i dettagli del collegamento leggi la pagina sull'integrazione con Avantio.
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