Come si pagano i proprietari negli affitti brevi?
Si pagano una volta al mese, per il mese appena chiuso: prendi gli incassi delle prenotazioni del proprietario, togli la tua quota e le commissioni, togli l'imposta e le spese che hai anticipato per lui, e versi il resto. Il cuore del lavoro non è il bonifico, ma decidere prima tre cose: quale contratto, quale mese conta, cosa mostrare nel rendiconto.
Se incassi tu i soldi delle prenotazioni, c'è anche un obbligo fiscale: secondo l'Agenzia delle Entrate l'intermediario che incassa o interviene nel pagamento opera una ritenuta del 21% a titolo d'acconto quando paga il proprietario.
Revenue share o canone fisso: qual è la differenza?
Sono i due modi in cui un property manager si accorda con il proprietario, e cambiano chi si prende il rischio.
| Revenue share | Canone fisso (rent to rent) | |
|---|---|---|
| Cosa riceve il proprietario | una percentuale degli incassi | una cifra fissa ogni mese |
| Chi rischia sull'occupazione | entrambi | il gestore |
| Cosa guadagna il gestore | la sua percentuale | tutto quello che supera canone e costi |
| Rendiconto mensile | necessario e dettagliato | semplice, il canone è un costo |
| Quando conviene al gestore | portafoglio in crescita, mercati incerti | immobili con occupazione alta e stabile |
Con la revenue share il pagamento cambia ogni mese, e il proprietario vuole capire perché. Con il canone fisso il proprietario è tranquillo, ma il canone diventa una spesa del gestore: lo paghi anche ad agosto se l'appartamento è vuoto per un guasto.
Molti portafogli italiani sono misti. Il punto è sapere, per ogni immobile, quale dei due regimi vale, e non confonderli nei conti.
Su quale base si calcola la percentuale del gestore?
È la clausola che genera più discussioni. "20% di commissione" non vuol dire nulla finché non dici 20% di cosa. Le basi più usate:
- Affitto lordo: tutto quello che paga l'ospite per il soggiorno.
- Affitto meno commissioni OTA: la base più comune, perché le commissioni di Airbnb e Booking sono un costo che nessuno vuole pagare due volte.
- Affitto meno OTA e pulizie: quando la pulizia è un servizio passante.
- Prenotazione intera, affitto più extra.
Su una prenotazione da 1.000 euro con 150 euro di commissione OTA, il 20% vale 200 euro sulla prima base e 170 sulla seconda. Su un anno sono centinaia di euro per immobile. Per capire quanto pesano le commissioni leggi la guida alle commissioni OTA negli affitti brevi.
A quale mese appartiene una prenotazione?
Un soggiorno dal 29 settembre al 3 ottobre è di settembre o di ottobre? Le regole possibili sono tre: data di prenotazione, check-in o check-out. Ognuna funziona, purché sia sempre la stessa.
Il check-out è la scelta più prudente: il soggiorno è concluso, eventuali danni sono emersi, la cancellazione non è più possibile. Il check-in anticipa il pagamento di qualche giorno. La data di prenotazione è da evitare per i pagamenti, perché ti fa pagare soggiorni che possono ancora essere cancellati.
Scrivila nel contratto. Il proprietario che confronta il tuo rendiconto con il calendario di Airbnb deve poter ritrovare le stesse prenotazioni.
Quando va pagato il proprietario?
Non c'è una data di legge: decide il contratto. La prassi più solida è "il saldo di un mese si paga il mese dopo", entro un giorno fisso, per esempio il 15. Ti lascia il tempo di ricevere i payout delle OTA, di registrare le fatture dei fornitori e di correggere quello che non torna.
Pagare prima è possibile, ma ogni correzione dopo il pagamento diventa una rettifica sul mese successivo. Pagare più tardi peggiora il rapporto: il ritardo è uno degli errori che fanno cambiare agenzia, come raccontiamo nei 5 errori nei rendiconti ai proprietari.
Come funzionano ritenuta e cedolare secca nel pagamento?
Due regole fiscali toccano il pagamento al proprietario privato che affitta in locazione breve.
- Ritenuta del 21%. Gli intermediari, compresi i portali, che incassano i canoni o intervengono nel pagamento operano sempre una ritenuta del 21% a titolo d'acconto quando pagano il proprietario, qualunque sia il suo regime fiscale. Lo dice l'Agenzia delle Entrate nella circolare 10/E del 10 maggio 2024.
- Cedolare secca 21% o 26%. Dal 2024 l'aliquota è del 26% dal secondo immobile in locazione breve; il proprietario può scegliere un immobile per anno su cui applicare il 21%.
La ritenuta si calcola sull'intero importo che l'ospite versa al proprietario, compresa la tua provvigione se è inclusa nel prezzo del soggiorno, come precisa la guida dell'Agenzia delle Entrate di aprile 2026. Dal 2026, inoltre, il regime delle locazioni brevi vale solo per chi affitta a breve al massimo due appartamenti: dal terzo l'attività del proprietario si presume d'impresa.
La ritenuta è un acconto: il proprietario calcola poi l'imposta dovuta in dichiarazione e scomputa quello che è già stato trattenuto. Come si incrocia con Airbnb e Booking lo spieghiamo nella guida alla ritenuta del 21% e al 730. Per i dettagli sul tuo caso, il riferimento resta il commercialista.
Cosa deve mostrare il pagamento al proprietario?
Il proprietario deve poter rifare il conto da solo, dal lordo al bonifico. Le righe minime:
| Voce | Cosa contiene |
|---|---|
| Lordo affitto | quanto hanno pagato gli ospiti per il soggiorno |
| Commissioni OTA | quanto hanno trattenuto Airbnb, Booking e gli altri canali |
| Quota del gestore | la tua percentuale, sulla base scritta nel contratto |
| Payout lordo | quanto spetta al proprietario prima delle imposte |
| Imposta | la ritenuta o la stima dell'imposta, secondo il regime |
| Spese trattenute | manutenzioni e acquisti anticipati per lui |
| Netto da pagare | l'importo del bonifico |
Sotto il riepilogo, l'elenco delle prenotazioni del mese con check-in, check-out e importo. Se una spesa supera il netto, il proprietario non va in negativo: la differenza passa al mese dopo, ed è scritto.
Se ti serve un modello da cui partire c'è il template di rendiconto proprietari.
Come lo fa Dott.House
In Dott.House i pagamenti stanno in Portafoglio → Proprietari → Pagamenti, nella pagina "Pagamenti proprietari": un mese alla volta, una riga per proprietario.
- Colonne: "Payout lordo", "Imposta", "Netto", "Spese trattenute", "Netto dopo le spese" e "Stato", con il totale del mese.
- Contratti: per ogni immobile imposti lo schema di fatturazione, dalla gestione completa al rent to rent, dove il canone al proprietario è una spesa separata, e la base della percentuale: "Totale Affitto", "Totale Affitto - OTA", "Totale Affitto - OTA - Extra" o una formula personalizzata. Le quote dei comproprietari si dividono in automatico.
- Imposta: una stima calcolata sul payout lordo secondo il regime del proprietario (cedolare 21% o 26%, ordinario, società). Non è la ritenuta, che si calcola sull'intero importo pagato dall'ospite.
- Bonifici: "Scarica file bonifici" genera un file SEPA da caricare in banca, uno per proprietario con IBAN; poi segni tutti come pagati con un clic.
- Correzioni: se un importo cambia dopo il pagamento compare "Importi cambiati dopo il pagamento"; le spese che superano il netto passano al mese dopo.
Dal dettaglio di ogni proprietario esporti il rendiconto in PDF o CSV, lo stesso che il proprietario vede nel suo portale. Ne parliamo anche nella pagina sul rendiconto proprietari.
Vuoi pagare i proprietari partendo dai tuoi dati? Prenota una demo.