Come si fa il budget di un portafoglio di affitti brevi?
Si parte dalle notti: per ogni mese stimi quante unità avrai, quante notti venderai e a che prezzo medio. Moltiplicati, danno il ricavo. Poi togli commissioni OTA, quota dei proprietari e costi, e ottieni il margine previsto. Durante l'anno confronti ogni mese il budget con il reale e correggi.
Il budget non è un esercizio da commercialista. È lo strumento che ti dice in anticipo se l'anno prossimo puoi assumere una persona, se un nuovo immobile vale la pena, o se a febbraio la cassa non basterà.
Perché un property manager ha bisogno di un budget?
Perché il fatturato degli affitti brevi è stagionale e le uscite no. Stipendi, software, affitto dell'ufficio e commercialista si pagano dodici mesi l'anno; gli incassi si concentrano in pochi mesi. Senza un budget lo scopri a gennaio.
Un budget fatto bene ti serve a quattro cose:
- Sapere quanto devi incassare per coprire i costi fissi, mese per mese.
- Valutare un nuovo immobile prima di firmare, guardando il suo contributo al margine.
- Parlare con i proprietari con numeri attesi, non con promesse.
- Accorgerti presto che qualcosa non va: uno scostamento del 15% a marzo si recupera, a settembre no.
Quali numeri servono per il budget dei ricavi?
Cinque, per ogni mese e per ogni gruppo di immobili:
| Numero | Cosa significa | Da dove lo prendi |
|---|---|---|
| Unità | quanti immobili avrai in gestione | contratti firmati e in trattativa |
| Notti occupate | notti vendute nel mese | storico dello stesso mese |
| Occupazione | notti vendute su notti disponibili | si calcola |
| ADR | prezzo medio per notte venduta | storico e politica prezzi |
| Soggiorno medio | notti per prenotazione | storico |
Il soggiorno medio sembra un dettaglio, ma decide quante pulizie e quanti check-in farai: a parità di notti, soggiorni brevi costano di più. Il legame con la stagionalità è spiegato nella guida alla pianificazione stagionale.
Dal ricavo al margine: cosa si toglie?
Dal ricavo lordo il budget scende a cascata, nello stesso ordine del conto economico:
- Ricavi extra, come le pulizie pagate dall'ospite, si aggiungono.
- Commissioni OTA: con il mix di canali dell'anno prima.
- Quota dei proprietari: secondo il contratto, sulla base giusta.
- Costi per prenotazione, per ospite e per notte: pulizie, biancheria, kit di cortesia, lavanderia.
- Costi per annuncio: utenze, internet, abbonamenti legati all'immobile.
- Costi aziendali: personale, software, sede, consulenti.
Quello che resta è il margine operativo previsto. Se non sai come leggere le commissioni, parti da commissioni OTA negli affitti brevi; per i costi di pulizia da costi pulizie negli affitti brevi.
Come si usa lo storico senza copiarlo?
L'anno precedente è la base migliore che hai, ma non è il budget. Il metodo:
- Prendi il reale dello stesso mese dell'anno prima, per ogni gruppo.
- Applica una variazione percentuale solo dove hai un motivo: più unità, un aumento di prezzo deciso, un evento in città, una ristrutturazione.
- Scrivi il motivo accanto alla variazione.
- Per i mesi senza storico, per esempio una zona nuova, usa la media degli ultimi anni di un gruppo simile, o un importo fisso prudente.
Il punto 3 è quello che tutti saltano. Senza motivo scritto, a giugno non sai più se lo scostamento viene da un'ipotesi sbagliata o da un errore di esecuzione.
Un esempio su un gruppo di 10 bilocali in centro, mese di maggio (cifre di esempio):
| Anno scorso | Budget | Ipotesi | |
|---|---|---|---|
| Unità | 8 | 10 | 2 contratti firmati |
| Notti occupate | 186 | 232 | stessa occupazione |
| Occupazione | 75% | 75% | invariata |
| ADR | 110 euro | 116 euro | prezzi più alti di circa il 5% |
| Ricavo affitto | 20.460 euro | 26.912 euro | si calcola |
Budget per immobile o per gruppo?
Per un portafoglio sotto le dieci unità puoi farlo immobile per immobile. Sopra, conviene raggrupparli in gruppi omogenei: per zona, per tipologia, per proprietario o per contratto.
I gruppi hanno tre vantaggi. Reggono gli ingressi e le uscite di immobili durante l'anno, perché cambi il numero di unità e non la struttura. Rendono gli scostamenti leggibili: "il centro storico è sotto del 10%" è un'informazione, dieci righe rosse no. E si confrontano con la redditività reale, che poi analizzi immobile per immobile come spiegato in quale immobile rende di più.
Come si confronta il budget con il consuntivo?
Ogni mese, sulle stesse voci del budget: ricavi, commissioni, quota proprietari, costi per categoria, margine. Per ogni voce guarda lo scostamento, non solo il totale.
| Scostamento | Cosa vuol dire | Cosa fare |
|---|---|---|
| Ricavo sotto, notti sotto | domanda debole o prezzo alto | rivedere i prezzi dei mesi successivi |
| Ricavo sotto, notti in linea | prezzo medio più basso | controllare sconti e last minute |
| Costi sopra, ricavo in linea | costo unitario cresciuto | rinegoziare fornitori |
| Margine sopra | ipotesi prudenti | non spendere subito: verifica sui mesi forti |
Tieni almeno due scenari: uno prudente e uno obiettivo. Scegli quale dei due è quello ufficiale e confronta sempre con quello. Per i KPI da guardare insieme al budget vedi i 7 KPI mensili del property manager.
Come lo fa Dott.House
In Dott.House il budget è in Analisi → Budget. Ogni budget è uno scenario annuale da gennaio a dicembre, con un anno di riferimento e un anno di budget; puoi averne più di uno e sceglierne uno come "Master".
- Partenza dallo storico: un nuovo scenario si riempie con i valori reali dell'anno di riferimento. Le regole "Stesso mese anno precedente" con "Variazione %", "Media ultimi N anni" o "Importo fisso mensile" li trasformano in budget; ogni cella si può correggere a mano e riportare alla base.
- Ricavi per cluster: per ogni gruppo di immobili inserisci "Unità n.", "Notti occupate", "Occupazione %", "Obiettivo (€)" di ricavo, "Soggiorno medio (notti)" e "Commissione PM %". L'ADR è l'obiettivo diviso le notti occupate; ADR, "Commissioni OTA", "Spettanze proprietario" e "Margine operativo" si calcolano da soli.
- Spese per categoria: le tue categorie di spesa mese per mese, più i costi per azienda, annuncio, prenotazione e ospite.
- Conto Economico Previsionale: dal transato stimato fino al "Risultato netto previsto".
- Budget e consuntivo: lo scenario Master compare accanto ai dati reali nelle dashboard e nella pagina spese, con le colonne "Budget", "Consuntivo" e "Scostamento".
Il budget si costruisce per gruppo di immobili (i cluster) e per azienda, non per singolo annuncio.
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