Cos'è la riconciliazione bancaria negli affitti brevi?
È il lavoro di dare un'origine a ogni movimento del conto: questo bonifico è il payout di Booking della settimana, questa uscita paga la fattura delle pulizie, questa è il netto di settembre al proprietario, questa è la tassa di soggiorno riversata al Comune. Quando ogni riga ha la sua spiegazione, il conto torna. Quello che resta è un errore, un ritardo o un costo che non sapevi di avere.
Per un property manager è più difficile che per un'azienda qualsiasi, per tre motivi: i payout dei portali raggruppano e nettano le prenotazioni, sul conto passano soldi dei proprietari e del Comune, e i fornitori sono tanti e piccoli. Questa guida ti dà un metodo che regge anche con decine di immobili.
Perché i movimenti di banca non tornano con le prenotazioni?
Perché banca e PMS guardano lo stesso soggiorno da due punti di vista diversi. Il PMS ragiona per prenotazione: importo pagato dall'ospite, commissione, pulizia, tassa di soggiorno. La banca ragiona per bonifico: una cifra, una data, una descrizione spesso criptica.
Le cause più frequenti di differenza sono sempre le stesse:
| Causa | Cosa vedi in banca | Come la riconosci |
|---|---|---|
| Payout cumulativo | un bonifico per più prenotazioni | la descrizione cita un riferimento di pagamento, non una prenotazione |
| Commissione già trattenuta | un importo più basso del prezzo | la differenza coincide con la commissione del portale |
| Tempi di pagamento | il bonifico arriva giorni dopo | la data è vicina al check-in o al check-out, non alla prenotazione |
| Valuta o carta virtuale | importo diverso di pochi euro | costi di cambio o del circuito |
| Cancellazione con penale | un incasso parziale | la prenotazione risulta cancellata nel PMS |
| Pagamento diretto dell'ospite | un bonifico con il nome dell'ospite | nessun portale nella descrizione |
Prima di cercare errori, quindi, scomponi i payout: ogni bonifico del portale va ricondotto alle prenotazioni che contiene. Quanto pesano le commissioni lo trovi nella guida alle commissioni OTA.
Quali movimenti deve riconciliare un property manager?
Conviene dividerli in famiglie, perché ognuna si controlla contro un documento diverso.
Entrate
- Payout dei portali: contro le prenotazioni del periodo, al netto delle commissioni.
- Pagamenti diretti degli ospiti: contro le prenotazioni dirette o le fatture agli ospiti.
- Bonifici dei proprietari: contro le fatture dei tuoi compensi, se te li pagano invece di trattenerli.
- Altri ricavi: servizi extra, consulenze, rimborsi.
Uscite
- Fornitori: contro le fatture ricevute, che arrivano dal Cassetto Fiscale.
- Personale, software, affitti: contro contratti e abbonamenti.
- Imposte: IVA, ritenute, F24.
Soldi in transito
- Netti ai proprietari: contro i rendiconti.
- Tassa di soggiorno: incassata dagli ospiti e poi riversata al Comune.
- Cauzioni: incassate e restituite.
I soldi in transito sono la famiglia più insidiosa: non sono ricavi né costi, ma muovono cifre grandi. Se li classifichi come entrate e uscite normali, il conto economico si gonfia e il cashflow perde senso.
Come si riconcilia la banca passo per passo?
- Collega tutti i conti dell'azienda, non solo quello principale. Un conto dimenticato è il motivo più comune per cui i giroconti non tornano.
- Abbina i giroconti tra i tuoi conti: stesso importo con segno opposto, conti diversi, pochi giorni di distanza. Così spariscono dalla vista complessiva.
- Scomponi i payout dei portali nelle prenotazioni che contengono e verifica che la somma torni, commissione esclusa.
- Collega le uscite ai fornitori: per ogni fattura ricevuta cerca il pagamento corrispondente, e per ogni pagamento la fattura.
- Separa i soldi in transito: netti ai proprietari, tassa di soggiorno, cauzioni.
- Crea regole per i movimenti ricorrenti: stessa controparte, stesso IBAN o stessa parola nella descrizione, stessa categoria. Il mese dopo li trovi già classificati.
- Lavora la coda dei "da abbinare" fino a zero, o con una nota per ogni residuo.
- Chiudi il mese solo quando la coda è vuota: poi paghi i proprietari e mandi i dati al commercialista.
Il primo mese è lungo. Dal secondo, con le regole, la parte manuale si riduce ai movimenti nuovi o insoliti.
Come si gestiscono i casi difficili?
Un bonifico che paga più fatture. Capita quando paghi più fatture di un fornitore con un solo bonifico. Il movimento va diviso tra le fatture che salda; se la somma non torna, la differenza è un acconto, uno sconto o un errore da chiedere al fornitore.
Una fattura pagata in più rate. Il contrario: il movimento copre solo una parte. Lo stato giusto è "parziale" finché non arriva il resto.
Un movimento che la banca smette di mostrare. Succede con le operazioni in attesa che poi vengono stornate o riscritte. Non cancellarlo d'istinto: verifica se è stato sostituito da un movimento contabilizzato.
Movimenti in valuta estera. Teneteli a parte: sommati agli euro falsano i totali.
Commissioni bancarie e del POS. Piccole e frequenti, sono il caso ideale per una regola sulla descrizione.
Riconciliazione bancaria e riconciliazione fornitori: qual è la differenza?
Sono due controlli diversi, e servono entrambi.
| Controllo | Confronta | Ti dice |
|---|---|---|
| Riconciliazione bancaria | movimenti del conto con documenti e voci note | se ogni euro entrato o uscito ha una spiegazione |
| Riconciliazione fornitori | costi attesi da un fornitore con le fatture ricevute | se un fornitore ti ha fatturato più o meno del previsto |
Esempio: hai concordato 40 euro a pulizia con un'impresa e a settembre ci sono state 30 pulizie. Ti aspetti 1.200 euro più IVA. Se la fattura dice 1.380 euro di imponibile, la banca tornerà perfettamente quando la paghi, ma hai pagato 180 euro di troppo. Solo la riconciliazione fornitori lo vede. Per i costi di pulizia c'è una guida a parte sui costi delle pulizie.
Quali errori rendono inutile la riconciliazione?
- Riconciliare a trimestre chiuso: dopo tre mesi nessuno ricorda cosa fosse quel bonifico.
- Classificare tutto come "varie": il conto torna, ma non sai più dove vanno i soldi.
- Mischiare i soldi dei proprietari con i tuoi: il margine sembra più alto di quello che è.
- Non creare regole: rifai ogni mese lo stesso lavoro sugli stessi fornitori.
- Ignorare i piccoli importi: le commissioni bancarie, sommate su un anno, sono una voce di costo vera.
Come lo fa Dott.House
Colleghi la banca con Collega una banca (il collegamento della banca è in accesso anticipato e si attiva azienda per azienda, su richiesta): Dott.House legge conti, saldi e movimenti tramite open banking, in sola lettura, più volte al giorno. Nella pagina Movimenti bancari trovi tutti i movimenti di tutti i conti, con lo stato di ognuno: Da abbinare, In attesa, Parziale o Abbinato. Il filtro Da abbinare è la tua coda di lavoro; in cima vedi entrate, uscite e saldo di tutti i conti in euro.
Con Categorizza dai a un movimento una categoria di spesa o di entrata, oppure una voce in transito: payout proprietari, tassa di soggiorno incassata, tassa di soggiorno versata, cauzioni. Se spunti Applica ai prossimi movimenti con la stessa controparte, la scelta diventa una regola sulla controparte, che si applica anche ai movimenti già arrivati e non ancora classificati. I giroconti vengono abbinati da soli quando trovano un movimento di segno opposto sullo stesso importo, su un altro conto, entro 2 giorni, e non ci sono due candidati alla stessa distanza.
Il confronto tra costi attesi e fatture dei fornitori è in Riconciliazione, sotto Spese: per fornitore, categoria e immobile vedi atteso, pagato e scostamento, con una tolleranza predefinita del 2% e un suggerimento di come ripartire la differenza sugli immobili. I movimenti classificati alimentano poi il Cashflow.
Per le altre integrazioni disponibili guarda la pagina delle integrazioni.
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