Cos'è lo scadenziario dei pagamenti di un property manager?
È l'elenco di quello che devi ancora pagare ai fornitori, ordinato per data: pulizie, lavanderia, manutenzioni, utenze, software, commercialista. Per ogni riga ti dice chi pagare, quanto, entro quando e con quale modalità. Serve a una cosa sola: non arrivare a fine mese con un fornitore arrabbiato o con un conto corrente più vuoto del previsto.
Un property manager con 20-30 immobili riceve decine di fatture passive al mese. Molte hanno scadenze diverse, alcune sono a rate, altre vengono addebitate in automatico. Tenerle a mente non funziona; tenerle in un foglio Excel funziona finché qualcuno si dimentica di aggiornarlo.
Quali sono i termini di pagamento tra imprese?
La regola generale è nel decreto legislativo 231 del 2002, articolo 4:
- 30 giorni dal ricevimento della fattura è il termine ordinario quando il contratto non dice altro.
- Le parti possono pattuire un termine più lungo.
- Oltre i 60 giorni il patto deve essere espresso, provato per iscritto e non gravemente iniquo per il fornitore.
Per te questo significa due cose. Primo: se un fornitore ti chiede 30 giorni, è la legge, non una pretesa. Secondo: se vuoi pagare le imprese di pulizia a 60 giorni per allinearti agli incassi delle OTA, va scritto nel contratto.
Dove si legge la scadenza di una fattura elettronica?
La fattura elettronica ha una sezione, facoltativa, con i dati di pagamento. Il fornitore può compilarla in tre modi:
| Cosa indica il fornitore | Come si calcola la scadenza |
|---|---|
| Una data di scadenza precisa | quella data |
| Una data di riferimento e un numero di giorni | data di riferimento più i giorni |
| Niente | il termine del contratto o, in mancanza, 30 giorni dal ricevimento |
| Più blocchi di pagamento | una scadenza per ogni rata |
La stessa sezione dice anche la modalità: bonifico, carta, RiBa, addebito diretto SEPA e altre. È un dettaglio che conta, perché le fatture con addebito automatico non richiedono un bonifico: se le tratti come le altre rischi di pagarle due volte.
Il problema è che nessuno apre l'XML di ogni fattura. Il Cassetto Fiscale le raccoglie tutte, ma non te le mostra come un calendario di pagamenti.
Come si costruisce uno scadenziario che regge?
Cinque regole che valgono qualunque strumento usi:
- Una riga per rata, non per fattura. Una fattura da 3.000 euro in tre rate sono tre scadenze diverse.
- La fonte della data deve essere visibile. Una scadenza letta dalla fattura vale più di una stimata. Se l'hai cambiata a mano, deve risultare.
- Le note di credito non vanno a scalare le rate in automatico. Vanno gestite con il fornitore, altrimenti lo scadenziario non torna con il suo estratto conto.
- Gli addebiti automatici sono a parte. Restano nell'elenco perché sono uscite, ma non ti chiedono azioni.
- Lo stato è binario: da pagare o pagata. Con la data del pagamento. Tutto il resto è rumore.
Con queste regole una sola vista risponde alle domande di ogni lunedì mattina: cosa è scaduto, cosa scade nei prossimi 7 giorni, quanto devo avere in conto nei prossimi 30.
Come si usa lo scadenziario ogni settimana?
Bastano dieci minuti il lunedì, sempre nello stesso ordine.
- Guarda le scadute. Ogni riga scaduta è un fornitore che aspetta. Paga, oppure chiama e concorda una nuova data, e scrivila.
- Guarda i prossimi 7 giorni. Prepara i bonifici della settimana in un'unica sessione di home banking, invece di farli uno alla volta quando arriva il sollecito.
- Guarda i prossimi 30 giorni. Confronta il totale con il saldo del conto e con i payout OTA attesi. Se non basta, lo sai con un mese di anticipo.
- Segna pagato quello che hai pagato. Subito, con la data. Uno scadenziario non aggiornato è peggio di nessuno scadenziario.
Un esempio su un portafoglio di 25 appartamenti, in una settimana qualunque (cifre di esempio):
| Vista | Righe | Totale | Azione |
|---|---|---|---|
| Scadute | 2 | 640 euro | pagare oggi o rinegoziare |
| Prossimi 7 giorni | 6 | 3.900 euro | un'unica sessione di bonifici |
| Prossimi 30 giorni | 21 | 14.200 euro | confronto con saldo e payout OTA |
| Addebiti automatici | 5 | 1.150 euro | nessuna, solo controllo |
La riga che fa la differenza è la terza: è quella che ti dice se il mese prossimo sarà tranquillo o se dovrai rimandare un pagamento al proprietario.
Quali errori fanno saltare lo scadenziario?
- Inserire le fatture a mano. Ogni fattura copiata è una possibile cifra sbagliata. Le fatture passive esistono già in formato elettronico: vanno lette da lì.
- Usare la data della fattura come scadenza per tutte. Un fornitore a 60 giorni finisce tra gli scaduti dal giorno dopo, e la colonna "scaduto" perde valore.
- Sovrascrivere le correzioni. Hai concordato con l'idraulico di pagare a fine mese? Se il prossimo aggiornamento riporta la data originale, hai perso l'accordo.
- Mischiare costi del PM e costi riaddebitati ai proprietari. Lo scadenziario dice cosa paghi tu; quanto poi recuperi dal proprietario è un altro conto, che finisce nel rendiconto ai proprietari.
Lo scadenziario sostituisce il cashflow?
No, è un pezzo del cashflow. Lo scadenziario guarda solo le uscite verso i fornitori; il cashflow mette insieme incassi delle OTA, pagamenti ai proprietari, tasse e stipendi. Ma è il pezzo più facile da sistemare, perché i dati sono già nelle fatture.
Una buona abitudine è guardarlo insieme ai costi per immobile: se una manutenzione ricorrente pesa sempre sullo stesso appartamento, lo vedi nel margine per immobile prima ancora che nel conto corrente. Per il quadro completo dei controlli mensili parti dai 7 KPI mensili del property manager.
Come lo fa Dott.House
In Dott.House lo trovi in Spese → Scadenziario. Le righe si creano da sole quando una fattura passiva arriva dal Cassetto Fiscale o viene importata: una riga per ogni rata indicata nella fattura elettronica, mostrata come "rata 1/3".
- Scadenza con la sua fonte: sotto ogni data leggi "da fattura", "termini", "a vista", "dichiarata" o "modificata". Puoi cambiare la data a mano e il sync successivo non la sovrascrive.
- Filtri rapidi: "Scadute", "Prossimi 7 giorni", "Prossimi 30 giorni", "Da pagare", "Pagate", con il totale lordo del filtro attivo.
- Stato: segni una rata "Pagata" con un clic. Carta, RiBa e addebito SEPA nascono già pagati con il badge "Addebito automatico".
- Avviso nel menu: accanto a Scadenziario compare il numero di rate scadute.
Note di credito e documenti in reverse charge restano fuori, così l'elenco mostra solo quello che devi davvero versare.
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