Stai scegliendo il gestionale e ti gira in testa una domanda sola: quale non ti costringerà a rifare tutto tra un anno.
Domanda giusta, ma ne manca una più importante: quale gestionale ti mostra quanto guadagni al netto di tutti i costi, per singolo immobile? Uno solo, e lo scopriamo più avanti. Il PMS ti dice quanto incassi, non quanto ti resta davvero in tasca, casa per casa, dopo commissioni, pulizie, tasse e fee.
Andiamo con ordine. Prima la parte che stai cercando: i sette criteri per scegliere il PMS e i nomi più usati in Italia, messi a confronto. Poi torniamo a quel numero, quello che ti dice quanto guadagni davvero, e a chi te lo mostra.
Una nota su chi scrive: Dott.House fa controllo di gestione, non è un PMS, e si collega con tutti (Krossbooking, Guesty, Avantio). In questa guida trovi i criteri per scegliere il PMS giusto per te.
"Miglior software" è la domanda sbagliata
Quando cerchi "miglior software gestione affitti brevi" o "quale PMS scegliere", di solito hai già un problema in testa: le prenotazioni che si accavallano, i rendiconti ai proprietari che ti mangiano le serate, i calendari da sincronizzare tra più piattaforme, i prezzi fermi che ti fanno incassare meno di quanto potresti.
Il fatto è che un software solo non risolve tutto. "Software per affitti brevi" vuol dire tutto e niente: sotto quel nome ci stanno quattro tipi di prodotto diversi, e ognuno ha i suoi punti di forza. Prima di guardare i nomi, conviene capire quali criteri contano davvero, così la scelta la fai una volta sola.
Quali criteri contano per scegliere un PMS?
Contano sette cose, in ordine di peso: quante unità gestirai (non quante ne hai oggi), su quali canali OTA vendi, il supporto in italiano, gli adempimenti fiscali italiani, quante integrazioni ha, il prezzo e quanto è facile da imparare. Le prime tre decidono da sole l'80% della scelta. Il prezzo, al contrario di quello che si pensa, conta solo per sesto.
- Quante unità gestirai, tra 24 mesi. È quello che cambia di più ciò di cui hai
bisogno. Non ragionare sul portafoglio di oggi: cambiare PMS a metà crescita è il peggio che ti possa capitare.
- Con quali canali vendi. Airbnb e Booking li fanno tutti. Vrbo, Expedia o i
canali locali no: controlla la lista prima di firmare, non dopo.
- L'assistenza clienti è buona e parla italiano? Quando qualcosa si rompe a
Ferragosto, vuoi qualcuno che ti risponda nella tua lingua, in giornata.
- Se gestisce gli adempimenti italiani. CIN, Alloggiati Web, ISTAT, cedolare: ne
parliamo tra due sezioni, perché è qui che si vede la differenza tra un prodotto e l'altro (e dove serve un pezzo che nessun PMS copre).
- Se si collega agli altri tuoi strumenti. Un PMS che si collega a prezzi dinamici, serrature smart e controllo
di gestione ti toglie il copia-incolla dalle giornate. Uno isolato te lo rimette: esporti il foglio, lo reincolli, e a fine mese scopri che una cifra era vecchia di due settimane.
- Quanto costa, anche in bassa stagione. Per unità, in percentuale o a piano
fisso: il costo resta anche a gennaio, quando gli incassi calano. Mettilo in conto.
- Quanto è facile da usare. Un PMS troppo complicato per una squadra piccola
vuol dire pagare funzioni che non aprirai mai.
Quante unità gestisci (oggi e tra 24 mesi)?
Più delle funzioni, è il numero di case a cambiare quello che ti serve. Non tanto per indovinare "il prodotto giusto" (quello dipende da mille cose tue), ma perché crescendo cambia ciò di cui hai bisogno. La regola d'oro: pensa alle case che avrai tra due anni, non solo a quelle di oggi.
- Poche case: conta la semplicità. Un calendario sincronizzato tra i canali e
pochi automatismi bastano per non prendere due prenotazioni sulle stesse date.
- Portafoglio che cresce: cominciano a pesare gli automatismi (messaggi,
pulizie, tariffe) e gli adempimenti italiani, perché a mano non ce la fai più.
- Portafoglio strutturato: servono automatismi solidi, più persone che lavorano
sullo stesso sistema e strumenti che si parlano tra loro, per non tornare al copia-incolla.
- Tanti numeri e più Paesi: servono cose da grande azienda, più valute, più
squadre, report dettagliati.
Nessuna di queste cose indica un prodotto preciso: servono a capire cosa guardare. Quale strumento faccia al caso tuo lo decidi tu, sui tuoi criteri.
Che strumenti digitali servono con poche case su Airbnb?
Con pochi appartamenti su Airbnb non serve un impianto complesso: servono pochi strumenti che lavorano insieme. Un channel manager per non prendere doppie prenotazioni quando aggiungi Booking, i messaggi automatici per check-in e istruzioni, una serratura smart per gli arrivi in autonomia, e un modo ordinato di tenere i conti. Molti PMS leggeri coprono i primi tre in un solo abbonamento, spesso con un sito di prenotazione diretta incluso.
La regola: parti leggero, ma scegli strumenti che si parlano tra loro. Il copia-incolla tra app diverse è il primo costo nascosto di chi cresce.
Il PMS gestisce gli adempimenti fiscali italiani (CIN, cedolare, ISTAT, Alloggiati Web)?
Oggi quasi tutti i PMS, italiani e stranieri, coprono gli adempimenti locali come le schedine Alloggiati Web: alcuni di serie, altri collegandosi a software dedicati che lo fanno. La differenza, quando c'è, sta nei dettagli, quindi verifica sul singolo prodotto cosa è incluso e cosa va aggiunto. C'è però una cosa che non fa nessun PMS: collegarsi al Cassetto Fiscale dell'Agenzia delle Entrate. Le fatture dei costi, quelle che ti servono per ricostruire il margine vero, le vai a prendere da un'altra parte.
Cosa verificare, prodotto per prodotto:
- Tassa di soggiorno e dichiarazioni: alcuni PMS aiutano a calcolare e rendicontare
la tassa di soggiorno e a preparare le comunicazioni obbligatorie (DAC7 verso le piattaforme, dichiarazione della tassa di soggiorno al Comune). Verifica cosa fa in automatico e cosa ti resta da fare a mano.
- Alloggiati Web e ISTAT: quasi tutti i PMS li coprono, di serie o tramite
integrazioni. Controlla solo se è già incluso o va attivato a parte.
- Cassetto Fiscale: qui c'è il buco vero: nessun PMS ci si collega. Per portarti
in automatico le fatture elettroniche dei costi dall'Agenzia delle Entrate serve un software di controllo di gestione, non un PMS. È la funzione che separa "quanto incassi" da "quanto guadagni".
- **Cedolare secca (21% sul primo immobile, 26% dal secondo) e fatturazione
elettronica:** vengono spesso gestite collegando i software di fatturazione (FattureInCloud e simili). Verifica sul singolo prodotto quanto è integrato, alla data in cui leggi.
Regola pratica: sull'operativo e sugli adempimenti i PMS ormai si somigliano; la vera differenza per il tuo margine sta altrove, nel collegamento ai costi dal Cassetto Fiscale. Mettilo in conto tra i criteri.
I PMS per affitti brevi più usati in Italia (2026)
Ecco i sei PMS più diffusi tra i property manager italiani. Sono tutti software validi e affermati, ognuno con la sua storia e i suoi punti forti: non esiste "il migliore" in assoluto, dipende da come lavori. Qui trovi i fatti (origine e specialità di ciascuno), così valuti tu quale fa al caso tuo.
Krossbooking: PMS di origine italiana (Bari). Nasce con calendario, channel manager sulle OTA, comunicazioni con gli ospiti e attenzione agli adempimenti locali italiani. Confronto dedicato: Dott.House vs Krossbooking.
Smoobu: PMS di origine tedesca, diffuso tra host privati e property manager. Include channel manager, automazioni di base e un sito di prenotazione diretta.
Avantio: PMS di origine spagnola (Valencia), presente anche in Italia. Copre l'operativo dei portafogli e i mercati della penisola iberica oltre a quello italiano.
Guesty: PMS di origine statunitense, usato a livello internazionale. Offre un'ampia gamma di integrazioni ed è pensato per strutture con più squadre e più mercati.
Lodgify: PMS di origine spagnola (Barcellona), noto per il costruttore di sito web integrato per la prenotazione diretta. Confronto dedicato: Dott.House vs Lodgify.
Hostaway: PMS di origine canadese-finlandese, con interfaccia recente e automazioni sulla messaggistica.
Nella tabella qui sotto trovi, per ognuno, origine e ciò per cui è più conosciuto.
| PMS | Origine | Comunemente noto per | Calcola margine netto reale |
|---|---|---|---|
| Krossbooking | Italia (Bari) | Radici italiane, adempimenti locali | No |
| Smoobu | Germania | Setup rapido + sito diretto | No |
| Lodgify | Spagna (Barcellona) | Costruttore di sito integrato | No |
| Avantio | Spagna (Valencia) | Presenza su più mercati | No |
| Hostaway | Canada / Finlandia | Interfaccia recente + automazioni | No |
| Guesty | Stati Uniti | Ampia gamma di integrazioni | No |
La colonna a destra non è un errore: nessuno di questi PMS calcola il margine netto reale per immobile. È il punto più importante di tutta la guida, e ci arriviamo adesso.
(Prezzi omessi di proposito: cambiano spesso. Verifica il listino ufficiale di ogni prodotto alla data in cui leggi.)
Le 4 categorie di software per affitti brevi (non esiste "il" migliore)
Il confronto qui sopra riguarda solo i PMS. Ma "software per affitti brevi" copre quattro famiglie diverse, e confonderle è l'errore che costa di più:
- PMS / channel manager: l'operativo (i sei prodotti sopra).
- Controllo di gestione finanziario: il margine reale per immobile, dopo
OTA, IVA, imposte, pulizie, fee.
- I prezzi dinamici (revenue management): la tariffa giusta, giorno per giorno
(PriceLabs, Beyond, Wheelhouse). Si collegano al PMS. Le promesse di risultato dei fornitori (es. "+30% di ricavi") sono le loro dichiarazioni: mettile alla prova sui tuoi dati.
- La cassa / contabilità generica: Sibill, Agicap, Qonto, utili per i conti
dell'azienda, ma non fatti per gli affitti brevi (non conoscono le commissioni OTA, l'IVA in reverse charge, la cedolare del proprietario, la fee del gestore).
PMS e controllo di gestione: due strumenti diversi
Facciamo un esempio concreto. Un property manager con 40 appartamenti, recensioni alte, calendario pieno. Sulla carta va tutto bene. Quando ha messo in fila il margine reale casa per casa, commissioni OTA, pulizie, cedolare, fee ai proprietari, ha scoperto che un terzo del portafoglio lavorava in perdita. Non da ieri: da mesi. Il fatturato entrava, quindi nessuno si era posto la domanda.
Questo è il numero che il PMS non calcola. Ti mostra il fatturato lordo per immobile, non quanto ti resta dopo tutti i costi. Non perché sia fatto male: non è il suo compito. Con poche case lo tieni a mente; man mano che il portafoglio cresce, e con proprietari su regimi fiscali diversi, quel numero si perde nella massa e non lo tieni più a mente. Serve uno strumento sopra il PMS, non al posto suo.
È quello che fa un software di controllo di gestione come Dott.House: legge le prenotazioni dal PMS che già usi e i costi dal Cassetto Fiscale, e ricostruisce il margine netto reale per ogni immobile, con i rendiconti PDF pronti per i proprietari. Se vuoi capire dove stai lasciando margine, il punto di partenza è vederlo sui tuoi numeri, non su un esempio.
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Preferisci un colpo d'occhio veloce? Prova il simulatore di margine o approfondisci il [calcolo del margine netto](/it/calcolo-margine-affitti-brevi).
Gli strumenti di un property manager: tre livelli, non un prodotto solo
L'errore più comune è cercare "il" software che fa tutto. Nella pratica, chi gestisce affitti brevi mette insieme tre livelli diversi, ognuno con il suo mestiere:
- Il PMS / channel manager: la parte operativa, cioè calendario, canali OTA e
ospiti. È il prodotto che scegli tu tra quelli visti sopra, secondo i tuoi criteri.
- Il controllo di gestione: il margine netto vero per immobile, dopo OTA, IVA,
pulizie, fee e tasse. È il livello che il PMS non copre, ed è quello che fa Dott.House.
- I prezzi dinamici (facoltativo): strumenti dedicati che ti aggiustano le
tariffe e si collegano al PMS.
Il punto è questo: qualunque PMS tu scelga, e con qualunque numero di case, il livello del margine resta scoperto se non lo aggiungi apposta. Non c'entra "quante unità hai": è che nessun PMS, per come è fatto, ti dice quanto ti resta in tasca.
Due errori comuni nella scelta del software
1. Scegliere sul prezzo per unità più basso. Il gestionale più economico che non copre i tuoi canali o gli adempimenti italiani ti costa il triplo in lavoro manuale. Il prezzo è il sesto criterio, non il primo, per un motivo.
2. Sottostimare il costo di cambiare PMS. Migrare calendari, storico prenotazioni, configurazioni canali e automazioni richiede 1-2 settimane piene. Ecco perché il criterio numero uno, scegliere sulla crescita a 24 mesi, pesa più di tutti gli altri.
Cosa fare adesso
- Definisci le unità target a 12-24 mesi, non solo oggi.
- Elenca i canali OTA da sincronizzare.
- Prova sul campo 2-3 PMS candidati, usando il periodo di prova che offrono prima di firmare.
- Testa il flusso quotidiano: importa lo storico, simula una settimana.
- Verifica le integrazioni con controllo di gestione e prezzi dinamici.
- Da 30+ unità, tratta il prezzo: quasi tutti fanno un'offerta su misura.
Chiudo con la cosa che conta più di tutta questa lista. Il PMS lo scegli per l'operativo, calendari, canali, ospiti, e va scelto bene. Ma qualunque nome scegli, tra sei mesi ti ritrovi con lo stesso buco: il calendario pieno da una parte, e nessuno che ti dica quanto ti è rimasto davvero, casa per casa. Quel numero lo scopri adesso, che puoi ancora alzare un prezzo o mollare l'immobile in perdita, oppure a ottobre, quando l'unica cosa che puoi fare è prenderne atto. Il gestionale è metà della risposta: l'altra metà è sapere quanto guadagni davvero, casa per casa.